Хранение договоров аренды: документы в телефоне и под защитой

Загрузка документа — часть карточки арендатора. Файл договора можно добавить при создании записи или позже, при редактировании.

С телефона достаточно сфотографировать контракт. С компьютера можно перетащить отсканированный PDF.

Загруженный файл остаётся в профиле арендатора. Когда арендатор уходит в архив, документ сохраняется: к старому договору можно вернуться и через годы.

На первом месте сам договор аренды. Подписанный экземпляр целиком, приложения и соглашения о повышении аренды должны храниться вместе.

Документы на объект тоже важны: копия свидетельства о собственности, страховой полис, разрешение на ввод в эксплуатацию. Их можно прикрепить к карточке объекта.

Акт приёма-передачи и фотографии состояния квартиры заранее закрывают большинство споров при выезде. Снимки, сделанные при заселении, предотвращают разговор о повреждениях при выезде.

• Договор аренды

  Подписанный экземпляр и приложения.

• Документы на объект

  Собственность, страховка, разрешения.

• Акт приёма-передачи

  Состояние квартиры при заселении, с фотографиями.

Все данные хранятся в зашифрованном виде и привязаны только к вашему аккаунту. На уровне базы данных действуют правила доступа к строкам: другой пользователь не увидит ваших арендаторов, объекты или документы, как бы он ни сформулировал запрос.

Эта защита работает на сервере, а не только в интерфейсе. Запрос, сделанный вне приложения, упирается в те же правила.

Пароль остаётся у вас; при его смене запрашивается текущий пароль. Сессия хранится на устройстве безопасно.

Информация об арендаторах — персональные данные. Имена, телефоны и договоры подпадают под правила защиты данных, и ответственность несёт собственник, который их собрал.

Kira Kontrol обрабатывает эти данные только для того, чтобы оказывать вам услугу. Данные арендаторов не используются в маркетинге, не продаются третьим лицам и не передаются рекламным сетям.

Приложение не пишет вашим арендаторам самостоятельно. Телефон арендатора используется только тогда, когда вы решили отправить напоминание, и только для сообщения в WhatsApp, открытого с вашего устройства. Контакт всегда начинаете вы.

Вы в любой момент можете запросить удаление своих персональных данных. Право удалить аккаунт и всё, что к нему привязано, остаётся за вами.

Документы хранятся в облаке, поэтому неважно, с какого устройства вы смотрите. Договор, загруженный с телефона, будет на месте, когда вы откроете компьютер.

Это решает то, с чем бумага не справлялась: документ всегда с вами. На встрече с арендатором, в агентстве или в учреждении, когда нужно проверить пункт договора, достаточно открыть телефон.

Даже если телефон потеряется, данные лежат не на устройстве, а на сервере. Войдёте с нового — всё на месте.

Приложением можно пользоваться на турецком, английском и русском. Смена языка меняет только интерфейс, данные остаются теми же.

Это помогает тем, кто работает с иностранными арендаторами, и владельцам недвижимости за пределами своей страны. Можно переключить язык, чтобы показать экран арендатору, и вернуться обратно.

Валюта сумм выбирается отдельно. Интерфейс может оставаться русским, а суммы показываться в долларах, евро или лирах.

Самый большой риск для собственника, который ведёт учёт в таблице, — потерять файл. Компьютер ломается, файл удаляется случайно, какая копия актуальна — вопрос без ответа.

Данные Kira Kontrol находятся в управляемой базе и регулярно резервируются. Смена устройства, потеря телефона или удаление приложения к потере данных не приводят.

Если хотите выгрузить данные, для этого подходят PDF-отчёты: список арендаторов, поступления за период и разбивку расходов можно скачать документами.

Первая — доступ. Момент, когда нужен договор, обычно тот момент, когда вас нет дома: в агентстве, на встрече с арендатором или в учреждении. Бумажный архив тогда бесполезен.

Вторая — сохранность. Бумага теряется, рвётся, путается при переезде. Хранить единственный экземпляр десятилетней истории аренды в папке — при размышлении серьёзный риск.

Третья — связь. В бумажном деле договор в одном месте, записи о платежах в другом, расходы в третьем. Чтобы увидеть картину по одному арендатору, нужно заглянуть в три места. В цифровом архиве договор, платежи и данные объекта — части одной записи.

Выезд — самый спорный момент в аренде. Залог, повреждения в квартире, состояние покраски и неоплаченные счета обсуждаются одновременно, и память сторон совпадает редко.

Фотографии, сделанные при заселении, и подписанный акт приёма-передачи этот спор в основном закрывают. Состояние, в котором квартира была передана, зафиксировано, и сравнение становится конкретным, а не субъективным.

Сам договор работает так же. Если условия удержания залога прописаны, достаточно показать этот пункт. Возможность добраться до документа в два касания сокращает разговор.

Переносить всю историю за один день не нужно, и именно поэтому большинство так и не начинает. Практичный путь — начать с сегодняшнего дня: сфотографировать действующие договоры нынешних арендаторов и добавить в их карточки — работа на один вечер.

Дальше тот же шаг повторяется с каждым новым арендатором. Договор фотографируется в день подписания и добавляется в запись, отложенных дел не остаётся.

С документами прежних арендаторов спешить не нужно. Добавляйте по мере необходимости или загружайте в архивные карточки со временем. Важно, что дальше всё идёт в порядке.

• Начните сегодня

  Сфотографировать действующие договоры — работа на один вечер.

• Новых сразу

  Фотография в день подписания, и ничего не откладывается.

• Старых постепенно

  Архивные карточки можно заполнять по мере надобности.