Учёт арендаторов: все жильцы на одном экране

Поля при добавлении арендатора ограничены тем, что собственнику действительно нужно. Вместо длинной анкеты мы собираем минимум, который делает учёт возможным.

Имя и телефон используются, когда вы решаете отправить напоминание. Сумма аренды и день платежа нужны, чтобы приложение считало просрочку. Даты начала и окончания договора питают и расчёт ожидаемой аренды, и предупреждения о продлении. При желании можно записать род занятий и свободные заметки.

• День платежа

  Число месяца, когда вы ждёте аренду. Расчёт просрочки идёт от него: арендатор до этой даты должником не выглядит.

• Сроки договора

  За месяцы до начала аренда не ожидается, а дата окончания запускает предупреждение о продлении.

• Привязка к объекту

  Каждый арендатор привязан к объекту или к квартире внутри дома. Свободные квартиры остаются в списке отдельно.

Это не просто перечень имён. В каждой строке есть адрес, сумма аренды и день платежа. Действующие и бывшие арендаторы показаны раздельно, поэтому прошлые жильцы не засоряют сегодняшнюю картину.

Список можно сортировать по имени, по сумме аренды или по дню платежа. Сортировка по дню платежа особенно полезна в начале месяца: вы по порядку видите, от кого на этой неделе ждёте денег.

В поиск достаточно ввести часть имени или адреса. Даже при тридцати арендаторах нужный находится за пару секунд.

Нажатие на имя открывает профиль. Контакты, сроки договора, сумма аренды и день платежа собраны в информационную сетку.

Там же перечислены все платежи этого арендатора: за какой месяц, когда и сколько, с заметкой, если она была. График показывает распределение платежей по месяцам — сразу понятно, платит человек стабильно или нет.

Сюда же можно загрузить договор аренды. Фотография или PDF остаётся привязанной к арендатору, искать её больше не нужно.

Удалять арендатора при выезде неправильно: его прошлые платежи и составляют доход того периода. Поэтому Kira Kontrol предлагает не удалять, а выселить арендатора из объекта.

Когда вы указываете дату выезда, аренда за этот месяц пересчитывается пропорционально прожитым дням. С арендатора, съехавшего 10-го числа, не ждут оплату за все тридцать дней. За последующие месяцы аренда не начисляется, и из списка просроченных он исчезает.

Арендатор переходит в архив. Прошлые платежи, прежний адрес и данные договора сохраняются, к ним можно вернуться в любой момент. Если тот же человек снова снимет жильё, его можно вернуть из архива.

• Платежи сохраняются

  Выселение не трогает записи о платежах. Доход прошлых лет остаётся на месте.

• Пропорциональный месяц выезда

  Ожидаемая сумма считается как аренда x прожитые дни / дни в месяце.

Дата окончания — самая забываемая часть договора аренды. Договор тихо продлевается, повышение вовремя не обсуждается, и вы обнаруживаете, что сдаёте ниже рынка.

Список окончаний договоров на главном экране показывает арендаторов, у которых договор истекает в ближайшие три месяца, начиная с самых близких. Договоры, срок которых уже прошёл, но арендатор всё ещё живёт в квартире, тоже остаются в списке — увидеть их достаточно, чтобы начать разговор о продлении.

Выехавшие арендаторы здесь не показываются. В списке только те договоры, по которым нужно принять решение.

Объекты можно завести как отдельные квартиры или организовать как квартиры внутри дома. Структура дома особенно полезна, когда у вас несколько квартир в одном здании: вы видите и историю отдельной квартиры, и доходы с расходами по дому целиком.

У каждой квартиры свой арендатор, своя аренда и свои расходы. Ремонт в одной квартире не искажает прибыль другой, и вы понимаете, какая именно приносит деньги.

При назначении арендатора показываются только свободные объекты. Случайно поселить второго арендатора в занятую квартиру невозможно.

Таблица гибкая и первые месяцы работает нормально. Проблемы начинаются, когда данных становится больше. Каждый месяц нужно заводить новую строку или новый лист, и помнить, какая ячейка какому арендатору принадлежит, со временем всё труднее. Случайно удалённая формула заставляет таблицу тихо выдавать неверные итоги, и замечаете вы это спустя месяцы.

Сам файл тоже риск. Смена компьютера, желание посмотреть данные с телефона или попытка понять, какая копия актуальна, отнимают больше сил, чем сам сбор аренды. Когда арендатор звонит и спрашивает про платёж за прошлый месяц, ответ приходится искать за компьютером.

Kira Kontrol превращает это в структурированные данные. Месячные записи создаются сами, частичные платежи и просрочка считаются автоматически, одни и те же данные доступны и с телефона, и в браузере. Ничего не ломается, ничего не теряется, вопрос актуальной версии исчезает.

Kira Kontrol не пишет арендаторам сам. Это осознанный выбор: отношениями управляете вы, и автоматическое сообщение не заменит написанного в нужный момент и в нужном тоне.

Вместо этого приложение напоминает вам. Когда наступает день платежа, приходит уведомление. Те, кто не заплатил, собраны в одном списке на главном экране и в периодическом учёте. Когда вы решаете написать, нажимаете кнопку рядом с арендатором: открывается WhatsApp с готовым текстом, где есть имя, месяц и сумма остатка.

Сообщение вы видите до отправки и можете изменить как угодно. С арендатором, с которым хорошие отношения, тон мягче; когда задержки повторяются, формулировка строже. Автоматика такого решения не примет.

Первая — не записать день платежа. Если день неизвестен, неизвестно и когда начинается просрочка; список, где все становятся должниками 1-го числа, бесполезен. Указать день платежа при добавлении арендатора — самые полезные тридцать секунд во всём процессе.

Вторая — округлять частичные платежи. Отметить месяц оплаченным, когда пришла половина, значит потерять остаток. Вводите то, что получили: месяц пометится частичным, а остаток продолжит показываться в просрочке и в тексте напоминания.

Третья — удалять уехавшего арендатора. Удаление забирает и историю платежей, оставляя необъяснимый провал в доходе того года. Выселение сохраняет запись и пересчитывает месяц выезда по дням.

• Записывайте день платежа

  Весь расчёт просрочки держится на этом поле.

• Частичную оплату вводите как есть

  Остаток продолжает отслеживаться.

• Выселяйте, а не удаляйте

  История дохода сохраняется, арендатор уходит в архив.