Учёт аренды по месяцам: весь месяц на одном экране

Сверху находятся переключатели месяца и года. Можно смотреть прошлые месяцы и заглядывать в будущие. По умолчанию открывается текущий.

Таблица показывает по одной строке на арендатора: имя, адрес объекта, ожидаемая аренда за этот месяц, статус оплаты и остаток. Нажав на имя, вы переходите в профиль арендатора.

Арендаторы без ожиданий и без поступлений в списке не появляются. Тот, кто ещё не заселился, и тот, чей выезд уже прошёл, таблицу месяца не засоряют.

Статус оплаты принимает одно из трёх значений. Оплачено означает, что месяц закрыт. Частично — деньги пришли, но меньше ожидаемого, и рядом показана полученная сумма. Ожидается — поступлений пока нет.

Такое разделение намного полезнее одной отметки «оплачено / не оплачено». Знать, кто в конце месяца внёс половину, — это другая ситуация, чем знать, кто не внёс ничего.

Колонка остатка показывает, сколько ещё причитается с этого арендатора за этот месяц. У закрытых месяцев она пустая.

• Оплачено

  Месяц закрыт и в сумму просрочки не входит.

• Частично

  Поступление есть, но неполное. Полученное и остаток видны рядом.

• Ожидается

  Поступлений нет. Становится просрочкой, когда день платежа пройдёт.

Над таблицей расположены три блока. Ожидается — сколько всего аренды причитается с арендаторов, живущих в ваших объектах в этом месяце.

Получено — сколько вы фактически собрали. Частичные платежи входят сюда же; платёж арендатора, который уже выехал, тоже считается поступлением, потому что деньги действительно получены.

Просрочка — остаток по месяцам, срок которых наступил и которые не закрыты. В будущем месяце этот блок показывает ноль: аренда, срок которой не пришёл, просроченной быть не может. В текущем месяце в неё попадают только арендаторы, у которых день платежа уже прошёл.

Просрочка считается по каждому арендатору отдельно. Переплата одного никогда не маскирует долг другого, поэтому сумма отражает вашу реальную задолженность.

Экран периода — не только отчёт, но и рабочий инструмент. В каждой строке с остатком есть две кнопки.

Первая записывает платёж. По нажатию открывается экран оплаты с уже выбранным арендатором и месяцем; вам остаётся ввести сумму и сохранить. Вернувшись в список, вы увидите обновлённую строку — перезагружать страницу не нужно.

Вторая отправляет напоминание. Открывается WhatsApp с готовым текстом: имя арендатора, месяц и сумма остатка. Текст вы видите до отправки и можете изменить; приложение не пишет арендаторам само.

Выбрав прошлый месяц, вы видите его таким, каким он был. Здесь важна одна деталь: месячные записи хранятся с той арендой, которая действовала тогда.

То есть если вы подняли аренду в июле, в январе будет показана январская сумма, а не сегодняшняя. Прошлые месяцы задним числом не переписываются, и годовой доход отражает реальность.

Арендаторы, которые уже выехали, остаются в тех месяцах, когда они жили в квартире. Съехавший в мае присутствует в марте, потому что в марте он действительно там жил и аренда действительно ожидалась.

Когда арендатор съезжает в середине месяца, полная аренда не ожидается. Указав дату выезда, вы получаете пересчёт по числу прожитых дней.

Для съехавшего 10-го числа в месяце из тридцати дней ожидаемая сумма становится третью аренды. В таблице периода показана именно эта пересчитанная сумма, а не полная.

В последующих месяцах арендатора в списке нет, и просроченным он не выглядит. Оставшаяся старая запись не может спустя месяцы превратить его в должника.

Кнопка PDF наверху превращает таблицу периода в документ. Сверху указан период, ниже — ожидаемая, полученная и оставшаяся суммы в виде сводки.

Дальше идёт таблица по арендаторам: имя, объект, статус, ожидаемая и полученная суммы. Документ можно распечатать или отправить по почте.

Такой отчёт особенно полезен при совместной собственности. Если вы управляете квартирой вместе с родственником, проще поделиться документом, чем каждый месяц всё проговаривать.

Экран периода приносит больше всего пользы, когда становится привычкой. В последние дни месяца достаточно открыть его и посмотреть строки со статусами «ожидается» и «частично».

Тем, кто недоплатил, вы отправляете напоминание с того же экрана. Поступившие платежи записываете оттуда же. Когда месяц закрывается, таблица становится зелёной и работа по нему заканчивается.

Записи следующего месяца создаются на сервере автоматически: открывать месяц вручную не нужно. Вы вводите только то, что получили.

• Видеть незакрытое

  Строки «ожидается» и «частично» — единственный список на конец месяца.

• Напоминать оттуда же

  Готовый текст, одно нажатие, номер искать не нужно.

• Записывать оттуда же

  Когда деньги приходят, строка закрывается сразу.

Две перспективы дополняют друг друга. Профиль арендатора показывает поведение одного человека во времени: платит ли стабильно, какие месяцы пропускал, сколько внёс всего. Это помогает при продлении договора и при решении, просить ли поручителя.

Учёт по периодам показывает срез: все арендаторы в конкретном месяце. Это нужно для подсчёта в конце месяца и для понимания денежного потока.

Эффективнее всего пользоваться обоими. Увидев недоплату в таблице периода, нажмите на имя и посмотрите, первый ли это случай или уже привычка, и выберите тон напоминания соответственно.

Переключатель периода смотрит не только назад. Перейдите на следующий месяц — и увидите, от кого и сколько вы ждёте. Оплаченные вперёд месяцы показаны закрытыми, остальные перечислены с ожидаемыми суммами.

Этой картины достаточно, чтобы спланировать следующий месяц. Если предстоит платёж по кредиту, взнос или запланированный ремонт, вы заранее видите, покроет ли их приходящая аренда.

В будущих месяцах просрочка всегда ноль. Аренда, срок которой не наступил, долгом не является, и именно это делает цифру достоверной.