Учёт аренды: кто заплатил, а кто задерживает

При добавлении платежа вы выбираете арендатора, период и сумму. Поле суммы не принимает копейки, поэтому вам не придётся воевать с разделителями — вводите целое число.

Есть также дата платежа и необязательное поле заметки. Заметка особенно полезна при наличном расчёте: получено лично, ждём перевод, остаток обещан к пятнице. Это ваши записи, арендатор их не видит.

После сохранения запись за месяц обновляется. Если сумма покрывает ожидаемую аренду, месяц закрывается. Если меньше — месяц помечается как частично оплаченный, и остаток продолжает отслеживаться.

Получить часть аренды — обычное дело. Арендатору задержали зарплату, он отдаёт часть сразу и обещает остальное к выходным. Большинство способов учёта здесь ломается: месяц либо оплачен, либо нет, а разница тихо теряется.

В Kira Kontrol частичная оплата — отдельное состояние. Месяц показывается с пометкой «частично» и суммой, которая уже получена. Остаток входит в общую просрочку, и именно он попадает в текст напоминания арендатору.

Когда придёт остальное, вы добавляете второй платёж. Суммы складываются, и как только достигнута ожидаемая величина, месяц закрывается сам.

• Частично

  Деньги получены, но меньше ожидаемой аренды. Полученное и остаток видны рядом.

• Ожидается

  Оплаты ещё не было. Становится просрочкой, когда день платежа пройдёт.

• Оплачено

  Месяц закрыт. Не входит в просрочку и показывается закрытым в будущих периодах.

Оплата вперёд обычна для годовых договоров и сезонной аренды. Арендатор приносит сразу за три месяца, и создавать три отдельные записи вручную не должно быть вашей задачей.

На экране платежа можно выбрать несколько месяцев. Аренда умножается на их количество, и итоговая сумма готовится автоматически. Выбрали три месяца при аренде 30 000 — в поле суммы появится 90 000; вы подтверждаете и сохраняете.

Оплаченные вперёд месяцы закрываются. Когда вы смотрите будущие периоды, этот арендатор показан как закрытый и в список просроченных не попадает.

Расчёт просрочки опирается на день платежа, который вы задаёте для каждого арендатора отдельно. Арендатор, который платит 5-го, и тот, кто платит 25-го, не могут считаться должниками в один и тот же день — приложение эту разницу учитывает.

В текущем месяце арендатор, у которого день платежа ещё не наступил, в списке просроченных не появляется. 21-го числа арендатор с днём платежа 23-го ничего не должен. Сам день платежа тоже считается сроком: просрочка начинается со следующего дня.

С прошлыми месяцами иначе: каждый незакрытый месяц считается просроченным, и долги суммируются. Арендатор, пропустивший два месяца, показывается одной суммой, а под ней — количество накопившихся месяцев.

Будущие месяцы просроченными не бывают никогда. Откройте ноябрь — увидите ожидаемую аренду, но в сумму просрочки она не войдёт.

• До дня платежа

  Арендатор в статусе ожидания, в сумму просрочки не входит.

• До заселения

  За месяцы до начала договора аренда с этого арендатора не ожидается.

• После выезда

  За месяцы после выезда долг не возникает, и арендатор уходит из списка.

Главный экран показывает месяц четырьмя числами. Ожидается — сколько всего аренды причитается с арендаторов, живущих в ваших объектах в этом месяце. Получено — сколько вы фактически собрали, включая частичные платежи.

Просрочка не ограничивается текущим месяцем. Здесь складывается остаток по всем месяцам, срок которых наступил и которые не закрыты, — то есть ваша реальная дебиторская задолженность. Расходы за месяц — сумма, потраченная на объекты за тот же период.

Под этими числами находится график поступлений за последние двенадцать месяцев. Сразу видно, какие месяцы прошли хорошо, а где сбор просел.

Экран платежей показывает все поступления, упорядоченные по периоду, к которому они относятся. При оплате за несколько месяцев все они имеют одну дату платежа, поэтому сортировка по дате выглядела бы хаотично; сортировка по периоду читается лучше.

Фильтры по году и месяцу сужают список, а поиск работает по имени арендатора и адресу объекта. Найти, что вы получили в марте, — дело нескольких секунд.

Ошибочно введённый платёж можно удалить. Удаление обновляет и запись за месяц: месяц снова открывается, а сумма возвращается в просрочку. Записи, которые тихо расходятся с итогами, не остаются.

Kira Kontrol не пишет арендаторам самостоятельно. Когда наступает день платежа, уведомление приходит вам; начинать разговор — ваше решение.

Рядом с арендаторами, которые не заплатили, есть кнопка напоминания. По нажатию открывается WhatsApp с готовым текстом: имя арендатора, месяц и сумма остатка. Вы видите сообщение до отправки и можете его изменить.

Практическая польза очевидна: одинаковый текст не уходит всем. То, что вы напишете арендатору, задержавшему оплату впервые, не обязано совпадать с тем, что вы напишете тому, кто опаздывает третий месяц подряд.

Повышая аренду, вы обновляете сумму в карточке арендатора. Важно, что прошлые месяцы сохраняют прежние значения.

Месячные записи хранятся с той арендой, которая действовала в тот период. Если в январе было 20 000, а с июля стало 26 000, январская запись останется 20 000. Глядя назад, вы видите реальные суммы того времени, и годовой доход не раздувается.

Эта деталь важна при подсчёте фактического дохода в конце года и когда нужно подготовить документ за прошедший период.

Аренда приходит не по одному каналу. Один арендатор переводит каждый месяц, другой отдаёт наличными у двери, третий чередует. Поэтому банковская выписка сама по себе для учёта аренды не годится: наличных в ней нет, в назначении платежа месяц обычно не указан, а два перевода от одного человека не объясняют, какой из них был возвратом залога.

Kira Kontrol фиксирует поступление независимо от канала. Как бы деньги ни пришли, запись содержит арендатора и месяц. Способ оплаты можно указать в заметке, но для корректного учёта это не требуется.

Так проще увидеть и реальный доход за год. На банковском счёте аренда смешана со всем остальным, а записи в приложении содержат только аренду и уже разложены по периодам.

Когда квартира пустует, аренда за этот месяц не ожидается. Приложение считает ожидаемую сумму только по тем, кто действительно жил в объекте, поэтому пустая квартира не раздувает цифру на главном экране. Иначе вы бы каждый месяц отслеживали несуществующую задолженность.

Та же логика работает для арендаторов, у которых договор ещё не начался. Вы можете завести сегодня арендатора, который заселяется 5-го числа следующего месяца: аренда за текущий месяц с него не ожидается, и должником он не выглядит.

Месяцы простоя видны и в годовой картине. Оглядываясь назад, вы можете оценить, сколько месяцев каждая квартира стояла пустой и во что это вам обошлось.