Aylık Kira Takibi: Bir Ayın Tamamı Tek Ekranda

Ekranın üstünde ay ve yıl seçicileri bulunur. Geçmiş aylara bakabilir, gelecek aylara göz atabilirsiniz. Varsayılan olarak içinde bulunduğunuz ay açılır.

Tablo her kiracı için bir satır gösterir. Satırda kiracının adı, mülk adresi, o ay beklenen kira, ödeme durumu ve kalan tutar yer alır. Kiracı adına dokunarak o kiracının profiline geçebilirsiniz.

Beklentisi ve tahsilatı olmayan kiracılar listede görünmez. Henüz taşınmamış bir kiracı ya da çıkışı geçmiş bir eski kiracı, o ayın tablosunu kalabalıklaştırmaz.

Ödeme durumu üç değerden biridir. Ödendi, ayın kapandığı anlamına gelir. Kısmi, tahsilat yapıldığını ama beklenen tutarın altında kalındığını gösterir ve yanında ne kadar alındığı yazar. Bekliyor ise henüz hiç tahsilat olmadığı durumdur.

Bu üçlü ayrım, tek bir ödendi/ödenmedi işaretinden çok daha kullanışlıdır. Ay sonunda kimin yarım ödediğini bilmek, tamamen ödemeyenden farklı bir aksiyon gerektirir.

Kalan sütunu, o kiracıdan o ay için ne kadar alacağınız kaldığını gösterir. Ödenmiş aylarda bu sütun boş kalır.

• Ödendi

  Ay kapandı. Geciken toplamına girmez.

• Kısmi

  Tahsilat var ama eksik. Alınan ve kalan tutar yan yana görünür.

• Bekliyor

  Tahsilat yok. Ödeme günü geçtiyse geciken toplamına dahil olur.

Tablonun üstünde o döneme ait üç özet kutusu bulunur. Beklenen, o ay mülklerinizde oturan kiracılardan toplamda ne kadar kira beklediğinizi gösterir.

Toplanan, o ay fiilen tahsil ettiğiniz tutardır. Kısmi ödemeler de bu toplama dahildir; ayrıca mülkten çıkmış bir kiracının o aya ait ödemesi varsa o da tahsilat sayılır, çünkü para gerçekten alınmıştır.

Geciken, vadesi gelmiş ve kapanmamış ayların kalan borcudur. Gelecek bir aya baktığınızda bu kutu sıfır gösterir; henüz vadesi gelmemiş bir kiranın gecikmesi olmaz. İçinde bulunduğunuz ayda ise yalnızca ödeme günü geçmiş kiracılar bu rakama dahil olur.

Geciken hesabı kiracı bazında yapılır. Bir kiracının fazla ödemesi, başka bir kiracının borcunu maskelemez; toplam rakam gerçek alacağınızı gösterir.

Dönem takibi yalnızca bir rapor ekranı değildir; aksiyon alabileceğiniz bir çalışma ekranıdır. Ödemesi eksik olan her satırda iki düğme bulunur.

Birincisi ödeme kaydetme düğmesidir. Dokunduğunuzda o kiracı ve o ay hazır seçilmiş hâlde ödeme ekranı açılır; yalnızca tutarı girip kaydedersiniz. Listeye geri döndüğünüzde satır güncellenmiş olur, sayfayı yenilemeniz gerekmez.

İkincisi hatırlatma düğmesidir. Kiracının adı, ilgili ay ve kalan tutar yazılı hazır bir metni WhatsApp üzerinden göndermenizi sağlar. Metni göndermeden önce görür ve düzenleyebilirsiniz; uygulama kiracıya kendiliğinden mesaj atmaz.

Geçmiş bir ayı seçtiğinizde o dönemin gerçek tablosunu görürsünüz. Burada önemli bir ayrıntı vardır: aylık kira kayıtları oluşturuldukları dönemin kirasıyla saklanır.

Yani temmuzda zam yaptıysanız, ocak ayına baktığınızda ocak ayının kirasını görürsünüz, bugünkü kirayı değil. Bu sayede geçmiş aylar geriye dönük olarak bozulmaz ve yıllık gelir tablosu gerçeği yansıtır.

Mülkten çıkmış kiracılar, oturdukları aylarda tabloda görünmeye devam eder. Mayısta çıkan bir kiracı marta bakıldığında oradadır; çünkü mart ayında gerçekten o dairede oturuyordu ve kirası bekleniyordu.

Bir kiracı ay ortasında çıktığında o ayın kirası tam olarak beklenmez. Çıkış tarihini girdiğinizde uygulama o ayın beklentisini oturulan gün sayısına göre orantılar.

Otuz günlük bir ayda 10'unda çıkan kiracı için beklenen tutar, aylık kiranın üçte biri olur. Dönem takibi ekranında o satırda bu orantılanmış tutar görünür; tam kira değil.

Çıkıştan sonraki aylarda o kiracı listede yer almaz ve gecikmiş listesine düşmez. Geride kalan eski bir kayıt yüzünden aylar sonra borçlu görünmesi mümkün değildir.

Ekranın üstündeki PDF düğmesi, o dönemin tablosunu belge hâline getirir. Belgenin başında dönem adı, altında beklenen, tahsil edilen ve kalan tutarlar özet olarak yer alır.

Devamında kiracı kiracı tablo gelir: ad, mülk, durum, beklenen ve ödenen tutar. Belge yazdırılabilir ve e-posta ile gönderilebilir.

Bu rapor özellikle ortaklı mülklerde işe yarar. Bir daireyi kardeşinizle ortak yönetiyorsanız, ay sonunda konuşmak yerine belgeyi paylaşmanız yeterli olur.

Dönem takibi ekranı bir rutine oturduğunda en çok işe yarar. Ayın son günlerinde ekranı açıp bekliyor ve kısmi durumundaki satırlara bakmak, kapanmamış ayları görmek için yeterlidir.

Eksik kalan kiracılara aynı ekrandan hatırlatma gönderirsiniz. Gelen ödemeleri yine aynı ekrandan kaydedersiniz. Ay kapandığında tablo tamamen yeşile döner ve o ayın işi bitmiş olur.

Bir sonraki ayın kayıtları sunucu tarafında kendiliğinden oluşur; her ay için elle kayıt açmanız gerekmez. Siz yalnızca tahsilatı girersiniz.

• Kapanmamış ayları gör

  Bekliyor ve kısmi satırlar, ay sonunda ilgilenmeniz gereken tek liste.

• Aynı ekrandan hatırlat

  Kiracıyı aramadan, hazır metinle tek dokunuş.

• Aynı ekrandan kaydet

  Ödeme geldiğinde satırdaki düğmeyle anında işlersiniz.

Kira takibinde iki bakış açısı birbirini tamamlar. Kiracı profili, tek bir kişinin zaman içindeki davranışını gösterir: düzenli mi ödüyor, hangi aylarda aksatmış, bugüne kadar toplam ne ödemiş. Bu bakış, sözleşme yenilerken ya da kefil isteyip istememeye karar verirken işe yarar.

Dönem takibi ise kesiti gösterir: belirli bir ayda tüm kiracıların durumu. Bu bakış, ay sonu hesabı yaparken ve nakit akışını görürken gereklidir.

İkisini birlikte kullanmak en verimlisidir. Dönem ekranında eksik kalan bir kiracı gördüğünüzde adına dokunup profiline geçer, bunun ilk kez mi olduğunu yoksa alışkanlık mı hâline geldiğini anlarsınız. Buna göre hatırlatmanın tonunu belirlersiniz.

Dönem seçici yalnızca geçmişe değil geleceğe de bakar. Gelecek aya geçtiğinizde o ay hangi kiracılardan ne kadar beklediğinizi görürsünüz. Peşin tahsil edilmiş aylar kapalı görünür, geri kalanlar beklenen tutarla listelenir.

Bu, bir sonraki ayın nakit akışını planlamak için yeterli bir tablodur. Kredi taksiti, aidat ya da planlanmış bir tadilat varsa, gelen kiranın bunları karşılayıp karşılamayacağını önceden görürsünüz.

Gelecek aylarda geciken rakamı her zaman sıfırdır. Henüz vadesi gelmemiş bir kira borç değildir ve bu ayrım, gerçek alacağınızı görmenizi sağlar.

• Geçmiş ay

  O dönemin gerçek tablosu, dönemin kirasıyla birlikte.

• İçinde bulunulan ay

  Ödeme günü geçenler geciken, geçmeyenler bekliyor.

• Gelecek ay

  Beklenen tutar görünür, geciken her zaman sıfırdır.

Beklenen ile toplanan arasındaki fark, o ayın performansını verir. Fark büyükse nedenine bakmak gerekir: birkaç kiracının geciktirmesi başka, bir dairenin boş kalması başka bir durumdur.

Kısmi satırlar özel ilgi ister. Bunlar tamamen ödememiş kiracılardan farklıdır; ödeme niyeti vardır ama nakit sıkıntısı yaşanıyordur. Bu kiracılara gönderilecek hatırlatmanın dili, hiç ödemeyene gönderilenle aynı olmamalıdır.

Aynı kiracının üst üste aylarda kısmi ya da bekliyor durumunda görünmesi, yapısal bir sorunun işaretidir. Tek tek aylara bakarak bunu fark etmek zordur; birkaç dönem arasında gezinmek deseni ortaya çıkarır.