Kiracı Takip Programı: Tüm Kiracılarınız Tek Panelde

Kiracı eklerken sorulan alanlar, bir mülk sahibinin gerçekten ihtiyaç duyduğu bilgilerle sınırlıdır. Gereksiz form doldurmak yerine, takibi mümkün kılan asgari veriyi toplarız.

Ad soyad ve telefon numarası, hatırlatma göndermek istediğinizde kullanılır. Aylık kira tutarı ve ödeme günü, uygulamanın gecikme hesabını yapabilmesi için gereklidir. Sözleşme başlangıç ve bitiş tarihleri hem beklenen kira hesabını hem de sözleşme yenileme uyarılarını besler. İsterseniz meslek bilgisi ve serbest not alanına kendi notlarınızı da yazabilirsiniz.

• Ödeme günü

  Ayın kaçında kira beklediğinizi yazarsınız. Uygulama gecikme hesabını buna göre yapar; ödeme günü gelmemiş kiracı borçlu gösterilmez.

• Sözleşme tarihleri

  Başlangıç tarihinden önceki aylarda o kiracıdan kira beklenmez. Bitiş tarihi ise yenileme uyarısını tetikler.

• Mülk bağlantısı

  Her kiracı bir mülke veya apartman içindeki bir daireye bağlanır. Boş daireleriniz listede ayrıca görünür.

Kiracı listesi bir isim listesi değildir. Her satırda kiracının oturduğu adres, aylık kirası ve ödeme günü görünür. Aktif kiracılarla mülkten çıkmış olanlar ayrı ayrı gösterilir, böylece geçmiş kiracılar bugünün tablosunu kirletmez.

Listeyi ada göre, kira tutarına göre veya ödeme gününe göre sıralayabilirsiniz. Ödeme gününe göre sıralamak özellikle ay başında işe yarar: o hafta hangi kiracılardan tahsilat bekleyeceğinizi sırayla görürsünüz.

Arama kutusuna kiracı adının veya adresin bir parçasını yazmanız yeterlidir. Otuz kiracınız olsa bile aradığınızı iki saniyede bulursunuz.

Bir kiracının adına dokunduğunuzda profil sayfası açılır. Burada iletişim bilgileri, sözleşme tarihleri, aylık kirası ve ödeme günü bilgi ızgarası hâlinde durur.

Aynı sayfada o kiracının bugüne kadar yaptığı tüm ödemeler listelenir: hangi ay için ne zaman ne kadar ödediği, varsa ödeme notu ile birlikte. Ödemelerin aylara göre dağılımını gösteren bir grafik de bulunur; bir kiracının düzenli ödeyip ödemediğini tek bakışta anlarsınız.

Kiracıya ait sözleşme belgesini de bu sayfadan yükleyebilirsiniz. Kontratın fotoğrafı ya da PDF'i kiracının kaydına bağlı kalır, aramak zorunda kalmazsınız.

Kiracı evden çıktığında kaydını silmek doğru değildir: geçmiş ödemeleri, o dönemin gelir kaydını oluşturur. Kira Kontrol bu yüzden kiracıyı silmek yerine mülkten çıkarmanızı ister.

Çıkış tarihini girdiğinizde o ayın kirası oturulan gün sayısına göre orantılanır. Ayın 10'unda çıkan bir kiracıdan, 30 günlük ayın tamamının kirası beklenmez. Çıkış ayından sonraki aylar için o kiracıdan kira beklenmez ve gecikmiş listesinde görünmez.

Çıkmış kiracı arşive düşer. Geçmiş ödemeleri, eski adresi ve sözleşme bilgileri korunur; istediğinizde geçmişe bakabilirsiniz. Aynı kiracı ileride geri gelirse arşivden yeniden aktif hâle getirebilirsiniz.

• Ödemeler silinmez

  Çıkış işlemi ödeme kayıtlarına dokunmaz. Geçmiş yılların geliri olduğu gibi kalır.

• Gün oranlı çıkış ayı

  Çıkış ayının beklentisi kira x oturulan gün / ayın gün sayısı formülüyle hesaplanır.

Kira sözleşmelerinin en çok unutulan tarafı bitiş tarihidir. Sözleşme sessizce uzar, kira artışı zamanında konuşulmaz ve bir bakmışsınız piyasanın altında bir kirayla devam ediyorsunuz.

Ana sayfadaki Sözleşme Bitişleri listesi, önümüzdeki üç ay içinde sözleşmesi bitecek kiracıları en yakın tarihten başlayarak sıralar. Süresi geçmiş ama hâlâ mülkte oturan kiracılar da bu listede kalır; bu durumdaki kiracıları görmek, yenileme görüşmesini başlatmanız için yeterli bir uyarıdır.

Mülkten çıkmış kiracılar bu listede görünmez. Liste yalnızca aksiyon almanız gereken sözleşmeleri gösterir.

Mülklerinizi tek tek daire olarak tanımlayabileceğiniz gibi, bir apartmanın altında daire olarak da düzenleyebilirsiniz. Apartman yapısı özellikle aynı binada birden çok daireniz varsa işe yarar: hem tek bir dairenin geçmişini hem de binanın tamamının gelir gider tablosunu ayrı ayrı görürsünüz.

Her dairenin kendi kiracısı, kendi kirası ve kendi gider kayıtları olur. Bir dairede yapılan tadilat, diğerinin kârını etkilemez; hangi dairenin size ne kazandırdığını karıştırmadan görebilirsiniz.

Kiracı ataması yaparken yalnızca boş mülkler listelenir. Aynı daireye yanlışlıkla ikinci kiracı eklemeniz mümkün değildir.

Kiracı bilgileri size ait kişisel verilerdir ve sorumluluğu da sizdedir. Kira Kontrol bu verileri şifreli olarak saklar ve yalnızca sizin hesabınıza bağlar; başka bir kullanıcı sizin kiracılarınızı göremez.

Uygulama kiracılarınıza kendiliğinden mesaj göndermez. Kiracı telefon numarası, yalnızca siz hatırlatma göndermek istediğinizde ve yalnızca sizin cihazınızdan açılan WhatsApp mesajı için kullanılır. Kiracı verisi pazarlama amacıyla kullanılmaz, üçüncü taraflarla paylaşılmaz.

Kiracı kaydını kalıcı olarak silmek isterseniz bunu da yapabilirsiniz; ancak ödeme geçmişi olan bir kiracıyı silmek yerine mülkten çıkarmanız önerilir, çünkü silme işlemi o kiracıya ait geçmiş gelir kayıtlarını da götürür.

Excel esnek bir araçtır ve ilk birkaç ay gayet iyi çalışır. Sorunlar biriken veriyle başlar. Her ay için yeni bir satır ya da yeni bir sekme açmanız gerekir; hangi hücrenin hangi kiracıya ait olduğunu hatırlamak zamanla zorlaşır. Bir formülü yanlışlıkla sildiğinizde tablo sessizce yanlış toplam vermeye başlar ve bunu aylar sonra fark edersiniz.

Dosyanın kendisi de bir risktir. Bilgisayar değiştiğinde, telefondan bakmak istediğinizde ya da dosyanın hangi sürümünün güncel olduğunu çözmeye çalıştığınızda kaybedilen zaman, tahsilatın kendisinden daha yorucu hâle gelir. Bir kiracı arayıp geçen ayki ödemesini sorduğunda cevabı bulmak için bilgisayarın başına geçmeniz gerekir.

Kira Kontrol bu işi yapılandırılmış bir veriye dönüştürür. Aylık kira kayıtları kendiliğinden oluşur, kısmi ödemeler ve gecikmeler hesaplanır, aynı veriye telefondan da bilgisayardan da ulaşırsınız. Formül bozulmaz, dosya kaybolmaz, hangi sürümün güncel olduğu sorusu ortadan kalkar.

Kira Kontrol kiracılarınıza kendiliğinden mesaj göndermez. Bu bilinçli bir tercihtir: kiracıyla ilişkinizi yöneten sizsiniz ve otomatik gönderilen bir mesaj, doğru zamanda doğru tonla yazılmış bir mesajın yerini tutmaz.

Bunun yerine uygulama size hatırlatır. Bir kiracının ödeme günü geldiğinde telefonunuza bildirim gelir. Ödeme yapmayan kiracıları ana sayfada ve dönem takibi ekranında tek listede görürsünüz. Hatırlatma göndermek istediğinizde ilgili kiracının yanındaki düğmeye dokunursunuz: kiracının adı, ay ve kalan tutar yazılı hazır bir metin WhatsApp üzerinde açılır.

Mesajı göndermeden önce görür ve dilediğiniz gibi değiştirebilirsiniz. Kiracıyla arası iyi olan bir mülk sahibi metni yumuşatır, tekrar eden bir gecikme söz konusuysa daha net bir dil kullanır. Bu esneklik, otomatik mesajla elde edilemez.

Birincisi, ödeme gününü kaydetmemek. Ödeme günü bilinmiyorsa gecikmenin ne zaman başladığı da bilinemez; ay başında herkesi borçlu sayan bir liste işe yaramaz. Kiracı eklerken ödeme gününü yazmak, sonradan kazandıracağı netlik açısından en değerli otuz saniyedir.

İkincisi, kısmi ödemeleri yuvarlamak. Kiracı kiranın bir kısmını ödediğinde ayı tamamen ödenmiş saymak, kalan alacağınızın kaybolması demektir. Tahsil ettiğiniz tutarı olduğu gibi girin; ay kısmi olarak işaretlenir, kalan tutar gecikmiş toplamında ve hatırlatma metninde görünmeye devam eder.

Üçüncüsü, çıkan kiracıyı silmek. Silme işlemi geçmiş ödemeleri de götürür ve o yılın gelir tablosunda açıklanamayan bir boşluk bırakır. Mülkten çıkarma işlemi hem kaydı korur hem de çıkış ayının kirasını gün oranlı hesaplar.

• Ödeme gününü yaz

  Gecikme hesabının tamamı bu tek alana bağlıdır.

• Kısmi ödemeyi olduğu gibi gir

  Kalan tutar takip edilmeye devam eder.

• Silme yerine çıkar

  Geçmiş gelir kayıtları korunur, arşive düşer.