Kira Takip Programı: Kim Ödedi, Kim Gecikti

Ödeme eklerken kiracıyı, dönemi ve tutarı seçersiniz. Tutar alanı ondalık kabul etmez; kuruş girmeye çalışıp virgülle uğraşmazsınız, tam sayı yazarsınız.

Ödeme tarihi ve isteğe bağlı bir not alanı da vardır. Not alanı özellikle nakit tahsilatlarda işe yarar: elden alındı, havale bekleniyor, eksik kalan tutar konuşuldu gibi kendi kayıtlarınızı düşebilirsiniz.

Kaydı oluşturduğunuzda o ayın kira kaydı güncellenir. Ödenen tutar beklenen kirayı karşılıyorsa ay kapanır; altında kalıyorsa ay kısmi olarak işaretlenir ve kalan tutar takip edilmeye devam eder.

Kiranın bir kısmını tahsil etmek gerçek hayatta sık karşılaşılan bir durumdur. Kiracı maaşını geç almıştır, bir kısmını hemen verir, kalanını hafta sonuna söz verir. Çoğu takip yöntemi burada tıkanır: ay ya ödendi ya ödenmedi olarak işaretlenir ve arada kalan tutar kaybolur.

Kira Kontrol kısmi ödemeyi ayrı bir durum olarak tanır. Ay listede kısmi etiketiyle görünür, yanında ne kadar tahsil edildiği yazar. Kalan tutar gecikmiş toplamına dahil olur ve kiracıya göndereceğiniz hatırlatma metninde tam olarak o kalan tutar yer alır.

Kalan kısmı sonradan tahsil ettiğinizde ikinci bir ödeme kaydı eklersiniz. İki ödeme toplanır, beklenen tutara ulaşıldığında ay kendiliğinden kapanır.

• Kısmi

  Ödeme var ama beklenenin altında. Ne alındığı ve ne kaldığı yan yana görünür.

• Bekliyor

  Henüz tahsilat yok. Ödeme günü geçtiyse gecikmiş sayılır.

• Ödendi

  Ay kapandı. Geciken toplamına girmez, ileri dönemlerde de kapalı görünür.

Peşin tahsilat, özellikle yıllık sözleşmelerde ve yazlık kiralamalarda sık görülür. Kiracı üç aylık kirayı bir kerede getirir ve siz bunu üç ayrı kayıt hâline getirmek zorunda kalmak istemezsiniz.

Ödeme ekranında birden çok ay seçebilirsiniz. Seçtiğiniz ay sayısıyla aylık kira otomatik olarak çarpılır ve toplam tutar hazır gelir. Üç ay seçtiyseniz ve kira 30.000 ise tutar alanında 90.000 belirir; onaylayıp kaydedersiniz.

Peşin alınan aylar ödendi olarak kapanır. Dönem takibi ekranında ileri bir aya baktığınızda o kiracı kapalı görünür, gecikmiş listesine düşmez.

Gecikme hesabı, her kiracı için ayrı ayrı tanımladığınız ödeme gününe bağlıdır. Ödeme günü ayın 5'i olan bir kiracı ile 25'i olan bir kiracı aynı gün borçlu sayılamaz; sistem bu ayrımı yapar.

İçinde bulunduğunuz ayda kiracının ödeme günü henüz gelmemişse o kiracı gecikmiş listesinde görünmez. Ayın 21'indeyken ödeme günü 23 olan kiracı borçlu değildir, çünkü henüz vadesi gelmemiştir. Ödeme gününün kendisinde de kiracı hâlâ vadesindedir; gecikme ertesi gün başlar.

Geçmiş aylar farklıdır: kapanmamış her ay gecikmiş sayılır ve borçlar birikimli gösterilir. İki ay üst üste ödemeyen bir kiracının toplam borcu tek rakam olarak karşınıza çıkar, yanında kaç ayın biriktiği yazar.

Gelecek aylar hiçbir zaman gecikmiş sayılmaz. Kasım ayına baktığınızda beklenen kira görünür ama o tutar geciken kutusuna yazılmaz.

• Ödeme günü geçmediyse

  Kiracı bekliyor durumundadır, gecikmiş toplamına girmez.

• Eve girmeden önce

  Sözleşme başlangıcından önceki aylar için o kiracıdan kira beklenmez.

• Mülkten çıktıysa

  Çıkış ayından sonrası için borç doğmaz, gecikmiş listesinde görünmez.

Ana sayfa, ayın durumunu dört rakamla özetler. Beklenen, bu ay mülklerinizde oturan kiracılardan toplamda ne kadar kira beklediğinizi gösterir. Toplanan, o ay fiilen tahsil ettiğiniz tutardır; kısmi ödemeler de buna dahildir.

Gecikmiş, yalnızca bu ayla sınırlı değildir. Vadesi gelmiş ve kapanmamış tüm ayların kalan borcu burada toplanır; yani gerçek alacağınızı gösterir. Aylık Gider ise o ay mülkleriniz için yaptığınız harcamaların toplamıdır.

Bu dört rakamın altında son on iki ayın tahsilat grafiği bulunur. Hangi ayın iyi geçtiğini, hangi ayda tahsilatın düştüğünü tek bakışta görürsünüz.

Ödemeler ekranı tüm tahsilatları ait oldukları döneme göre sıralar. Çoklu ay tahsilatında bütün aylar aynı ödeme tarihini taşıdığı için tarih sırası karışık görünebilir; bu yüzden sıralama ödemenin ait olduğu yıla ve aya göre yapılır.

Yıl ve ay filtreleriyle listeyi daraltabilir, kiracı adı veya mülk adresiyle arama yapabilirsiniz. Geçen mart ayında kimden ne tahsil ettiğinizi bulmak birkaç saniye sürer.

Yanlış girilmiş bir ödemeyi silebilirsiniz. Silme işlemi ilgili ayın kira kaydını da günceller: ay yeniden açılır ve tutar gecikmiş toplamına geri döner. Sessizce tutarsız kalan bir kayıt oluşmaz.

Kira Kontrol kiracılarınıza kendiliğinden mesaj göndermez. Ödeme günü geldiğinde bildirim size gelir; kiracıyla iletişimi başlatma kararı sizde kalır.

Ödeme yapmayan kiracıların yanında bir hatırlatma düğmesi bulunur. Dokunduğunuzda kiracının adı, ilgili ay ve kalan tutar yazılı hazır bir metin WhatsApp üzerinde açılır. Göndermeden önce metni görür, dilerseniz değiştirirsiniz.

Bu yaklaşımın pratik bir faydası var: aynı metin her kiracıya gitmez. İlk kez geciken bir kiracıya yazdığınız mesajla, üçüncü ay üst üste geciken birine yazdığınız mesaj aynı olmak zorunda değildir.

Kira artışı yaptığınızda yeni tutarı kiracı kaydında güncellersiniz. Buradaki kritik nokta, geçmiş ayların eski kirayla kalmasıdır.

Aylık kira kayıtları oluşturuldukları dönemin kirasıyla saklanır. Ocak ayında 20.000 olan kira temmuzda 26.000 olduysa, ocak kaydı 20.000 olarak kalır. Geçmiş aylara baktığınızda o dönemin gerçek tutarlarını görürsünüz; yıllık gelir tablosu şişmez.

Bu ayrıntı, yıl sonunda gerçek geliri hesaplamak ve gerektiğinde geçmişe dönük belge çıkarmak açısından önemlidir.

Kira tahsilatı çoğu zaman evin dışında olur: kapıda nakit alırsınız, telefonunuza havale bildirimi düşer, kiracı mesaj atar. Bu yüzden ödeme kaydının telefondan yapılabilmesi gerekir.

iOS, Android ve web sürümü aynı hesaba ve aynı veriye bağlıdır. Kapıda telefondan girdiğiniz ödeme, akşam bilgisayarı açtığınızda oradadır. Ayrı ayrı veri girmeniz, dosya senkronlamanız gerekmez.

Tutarların gösterildiği para birimini de seçebilirsiniz. Arayüz dili Türkçe kalırken tutarları dolar ya da ruble sembolüyle görüntülemek mümkündür; sayı biçimi arayüz diline, sembol seçtiğiniz para birimine göre gelir.

Türkiye'de kira tahsilatı tek kanaldan yürümez. Bir kiracı her ay banka havalesi yapar, bir diğeri kapıda nakit verir, üçüncüsü bazen havale bazen elden öder. Banka ekstresi bu yüzden tek başına kira takibi için yeterli değildir: ekstrede nakit tahsilat görünmez, açıklama alanına hangi ayın kirası olduğu çoğu zaman yazılmaz ve aynı kiracıdan gelen iki ayrı havalenin hangisinin depozito iadesi olduğu anlaşılmaz.

Kira Kontrol tahsilatı kanaldan bağımsız kaydeder. Parayı nasıl aldığınız fark etmeksizin, kaydın kendisi hangi kiracıya ve hangi aya ait olduğunu taşır. Not alanına ödeme şeklini yazmak isterseniz yazarsınız, ama takibin doğru çalışması için gerekmez.

Bu yapı, yıl sonunda gerçek gelirinizi görmenizi de kolaylaştırır. Banka hesabınızdaki hareketler kira dışı işlemlerle karışırken, uygulamadaki kayıtlar yalnızca kira tahsilatını içerir ve dönem dönem ayrıştırılmıştır.

Bir daire boş kaldığında o ay için kira beklenmez. Uygulama beklenen tutarı yalnızca o ay mülkte oturan kiracılar üzerinden hesapladığı için, boş daire ana sayfadaki beklenen rakamını şişirmez. Aksi hâlde her ay gerçekte olmayan bir alacağı takip ediyormuş gibi görünürdünüz.

Aynı mantık sözleşmesi henüz başlamamış kiracılar için de geçerlidir. Gelecek ayın 5'inde taşınacak bir kiracıyı bugünden kaydedebilirsiniz; o kiracıdan bu ayın kirası beklenmez ve borçlu listesinde görünmez.

Mülkün boş geçtiği aylar, yıllık gelir tablosunda da kendini gösterir. Hangi dairenin kaç ay boş kaldığını ve bunun size ne kaybettirdiğini geçmişe bakarak değerlendirebilirsiniz.