Kira Sözleşmesi Arşivi: Belgeleriniz Telefonunuzda, Güvende

Belge yükleme, kiracı kaydının bir parçasıdır. Kiracıyı eklerken ya da sonradan düzenlerken sözleşme dosyasını yükleyebilirsiniz.

Telefondan kullanıyorsanız kontratın fotoğrafını çekmeniz yeterlidir. Bilgisayardan çalışıyorsanız taranmış PDF'i sürükleyip bırakabilirsiniz.

Yüklenen belge kiracının profilinde durur. Kiracı arşive düştüğünde belge de korunur; eski bir sözleşmeye yıllar sonra bakmanız gerekirse yerindedir.

İlk sırada kira sözleşmesinin kendisi gelir. İmzalı nüshanın tamamı, ek protokoller ve varsa zam mutabakatları birlikte saklanmalıdır.

Mülke ait belgeler de önemlidir: tapu fotokopisi, DASK poliçesi, iskân belgesi. Bunları ilgili mülkün kaydına ekleyebilirsiniz.

Teslim tutanağı ve daire durum fotoğrafları, kiracı çıkışında yaşanan tartışmaların çoğunu baştan bitirir. Giriş anında çekilmiş fotoğraflar, çıkışta hasar tartışması yaşanmasını engeller.

• Kira sözleşmesi

  İmzalı nüsha ve varsa ek protokoller.

• Mülk belgeleri

  Tapu, DASK, iskân gibi mülke ait evraklar.

• Teslim kaydı

  Giriş anındaki daire durumu ve tutanak.

Tüm veriler şifreli olarak saklanır ve yalnızca sizin hesabınıza bağlıdır. Veritabanı seviyesinde satır bazlı erişim kuralları uygulanır: başka bir kullanıcı, sorguyu nasıl yaparsa yapsın sizin kiracılarınızı, mülklerinizi ya da belgelerinizi göremez.

Bu koruma yalnızca arayüzde değil, sunucu tarafındadır. Yani uygulamanın dışından yapılan bir istek de aynı kurallara takılır.

Şifreniz sizde kalır; şifre değiştirme işleminde mevcut şifreniz sorulur. Oturumunuz cihazınızda güvenli biçimde saklanır.

Kiracı bilgileri kişisel veridir. Ad soyad, telefon numarası ve sözleşme belgeleri KVKK kapsamına girer ve bu verilerin sorumlusu, onları toplayan mülk sahibidir.

Kira Kontrol bu verileri yalnızca size hizmet vermek için işler. Kiracı verisi pazarlama amacıyla kullanılmaz, üçüncü taraflara satılmaz, reklam ağlarıyla paylaşılmaz.

Uygulama kiracılarınıza kendiliğinden mesaj göndermez. Kiracının telefon numarası yalnızca siz hatırlatma göndermeye karar verdiğinizde ve yalnızca sizin cihazınızdan açılan WhatsApp mesajı için kullanılır. Yani kiracıyla iletişimi başlatan her zaman sizsiniz.

Kişisel verilerinizin silinmesini her zaman talep edebilirsiniz. Hesabınızı ve ona bağlı tüm veriyi kaldırma hakkınız saklıdır.

Belgeler buluta yüklendiği için hangi cihazdan baktığınız fark etmez. Telefondan yüklediğiniz kontrat, bilgisayardan açtığınızda oradadır.

Bu, kâğıt arşivin çözemediği bir sorunu çözer: belge her zaman yanınızdadır. Kiracıyla görüşürken, emlakçıda ya da bir kurumda sözleşmenin maddesine bakmanız gerektiğinde telefonu açmanız yeterlidir.

Telefonunuz kaybolsa bile veriler cihazda değil sunucuda durur. Yeni cihazdan giriş yaptığınızda her şey yerindedir.

Uygulama Türkçe, İngilizce ve Rusça kullanılabilir. Dil seçimi yalnızca arayüzü değiştirir; verileriniz aynı kalır.

Bu, özellikle yabancı kiracıyla çalışanlar ve Türkiye dışında mülkü olanlar için işe yarar. Kiracınıza ekranı gösterirken dili değiştirip yeniden Türkçeye dönebilirsiniz.

Tutarların para birimini de ayrıca seçebilirsiniz. Arayüz Türkçe kalırken tutarları dolar, euro ya da ruble sembolüyle görüntülemek mümkündür.

Excel dosyasıyla çalışan bir mülk sahibinin en büyük riski, dosyanın kaybolmasıdır. Bilgisayar bozulur, dosya yanlışlıkla silinir, hangi sürümün güncel olduğu karışır.

Kira Kontrol verisi yönetilen bir veritabanında tutulur ve düzenli olarak yedeklenir. Cihaz değiştirmeniz, telefonunuzu kaybetmeniz ya da uygulamayı silmeniz veri kaybına yol açmaz.

Verinizi dışarı almak isterseniz PDF raporlar bu iş için kullanılabilir; kiracı listesi, dönem tahsilatı ve gider dökümü belge hâlinde indirilebilir.

Düzenli bir belge arşivinin asıl faydası, ihtiyaç duyduğunuz anda ortaya çıkar. Kiracıyla depozito konusunda anlaşmazlık yaşandığında, sözleşmenin ilgili maddesini iki dokunuşta göstermek tartışmayı kısaltır.

Aynı şekilde, bir kiracı kira artışının konuşulmadığını söylediğinde geçmiş sözleşmeye ve tarihlerine bakmak meseleyi netleştirir.

Satış ya da devir söz konusu olduğunda da hazırlıklı olursunuz. Alıcı, dairenin kira geçmişini ve mevcut sözleşmeyi görmek ister; dağınık kâğıtlar yerine düzenli bir dosya sunmak işi hızlandırır.

Birincisi erişim. Sözleşmeye ihtiyaç duyduğunuz an, genellikle evde olmadığınız andır: emlakçıda, kiracıyla görüşürken ya da bir kurumda. Kâğıt arşiv o anda işe yaramaz.

İkincisi dayanıklılık. Kâğıt kaybolur, yırtılır, taşınmada karışır. On yıllık bir kira geçmişinin tek nüshasının bir klasörde durması, düşünüldüğünde ciddi bir risktir.

Üçüncüsü ilişkilendirme. Kâğıt dosyada sözleşme bir yerde, ödeme kayıtları başka yerde, giderler bambaşka yerdedir. Bir kiracıyla ilgili resmin tamamını görmek için üç ayrı yere bakmanız gerekir. Dijital arşivde sözleşme, ödemeler ve mülk bilgisi aynı kaydın parçasıdır.

Kiracı çıkışları, mülk sahipliğinin en tartışmalı anıdır. Depozito iadesi, dairede oluşan hasar, boya durumu ve eksik faturalar aynı anda konuşulur. Tarafların hafızası çoğu zaman birbirini tutmaz.

Giriş anında çekilmiş fotoğraflar ve teslim tutanağı bu tartışmayı büyük ölçüde bitirir. Dairenin kiracıya hangi durumda teslim edildiği belgeyle sabittir; karşılaştırma öznel değil somut olur.

Sözleşmenin kendisi de aynı işlevi görür. Depozitonun hangi koşullarda kesileceği yazılıysa, o maddeyi göstermek meseleyi kapatır. Belgeye iki dokunuşta ulaşabilmek, tartışmanın uzamasını engeller.

Geçmişin tamamını bir günde taşımaya çalışmak gerekmez ve çoğu kişi o yüzden hiç başlamaz. Pratik yol, bugünden başlamaktır: mevcut kiracılarınızın yürürlükteki sözleşmelerini telefonla fotoğraflayıp kayıtlara eklemek bir akşamlık iştir.

Ardından her yeni kiracıda aynı adımı atarsınız. Sözleşme imzalandığı gün fotoğraflanır ve kayda eklenir; sonradan yapılacak iş kalmaz.

Eski kiracıların belgeleri için acele etmeye gerek yok. İhtiyaç duydukça ekleyebilir ya da arşivdeki kiracı kayıtlarına zamanla yükleyebilirsiniz. Önemli olan, bundan sonrasının düzenli ilerlemesidir.

• Bugünden başla

  Yürürlükteki sözleşmeleri fotoğraflayıp eklemek bir akşamlık iş.

• Yeni kiracıda anında

  İmza günü fotoğraflanır, sonraya kalan iş olmaz.

• Eskiler zamanla

  Arşivdeki kayıtlara ihtiyaç duydukça eklenebilir.

Bir kira sözleşmesinin içinde, sonradan hatırlanması gereken birkaç tarih vardır. Başlangıç tarihi, kira artışının hangi ayda konuşulacağını belirler. Bitiş tarihi, yenileme görüşmesinin ne zaman başlaması gerektiğini söyler. Depozito iadesi ise çıkış tarihine bağlıdır.

Bu tarihleri sözleşmenin içinde bırakmak, unutulmaları demektir. Kira Kontrol tarihleri kiracı kaydında ayrı alanlar olarak tutar; böylece hem belgede hem de takip edilebilir veri olarak dururlar.

Sözleşme bitişine üç aydan az kalan kiracılar ana sayfada ayrı bir listede toplanır. Süresi geçmiş ama hâlâ oturan kiracılar da bu listede kalır, çünkü onlar da bir karar bekleyen dosyalardır.